Mélanie2Web est la messagerie électronique officielle utilisée par plusieurs ministères et administrations de l’État français. Créée pour les communications professionnelles, elle est devenue aujourd’hui un outil indispensable pour les agents publics. Avec elle, il est possible de consulter ses mails, d’organiser ses dossiers et d’accéder à des services complémentaires liés à la gestion administrative. Dans ce guide, on présente les principales fonctionnalités de Mélanie2Web et les étapes pour vous connecter facilement à votre espace si vous êtes un agent.
Melanie2web : qu’est-ce que c’est ?
Melanie2web est une messagerie électronique et un espace collaboratif sécurisé spécialement développé pour les agents des ministères en France. En réalité, elle est comprise dans le Bnum (le Bureau numérique). Il s’agit d’un nouvel espace de travail conçu par le Ministère de la Transition Écologique et de la Cohésion des Territoires (MTECT), afin d’accompagner les besoins quotidiens des administrations. Mais avec les usages, Melanie2web a fini par désigner l’ensemble du Bnum, puisqu’elle reste l’application la plus utilisée de la plateforme.
Avec le Bnum, les agents disposent d’un accès unifié aux outils indispensables pour échanger avec leurs collègues, gérer leurs projets et participer aux missions collectives. En effet, le service met à leur disposition plusieurs applications adaptées aux pratiques professionnelles :
- Service de web-conférence ;
- Module de chat ;
- Gestion de documents collaboratifs ;
- Partage d’informations internes ;
- Etc.
BON À SAVOIR : Le Bnum fait lui-même partie du projet MCE qui signifie Messagerie Collaborative de l’État.
Qui peut utiliser le service ?
À ce jour, aucune liste officielle ne précise les principaux utilisateurs de Melanie2web. Toutefois, puisque l’outil est présenté comme la messagerie sécurisée des ministères et qu’il est intégré au Bnum (lui-même conçu par le Ministère de la Transition Écologique), il est possible de déduire les profils concernés. On peut ainsi supposer que ce service est destiné :
- Aux fonctionnaires des ministères français, dont principalement ceux de la Transition écologique ;
- Aux agents des ministères de l’Agriculture, de l’Environnement, du Logement et du Développement durable ;
- Aux fonctionnaires des services déconcentrés ;
- Aux employés des DDI (Direction Départementale Interministérielle) ;
- Etc.
Quelles sont les fonctionnalités de Melanie2web ?
Melanie2web (comprendre ici le Bnum dans son ensemble) dispose de nombreuses fonctionnalités pratiques. Les voici.
La messagerie électronique Mél
La messagerie Mél est le webmail qui a fini par donner son nom à l’ensemble du bureau numérique. Ce service de messagerie permet aux agents d’accéder à toutes leurs boîtes mail (boîte personnelle, boîtes d’unités et boîtes liées aux ressources partagées). Depuis cette interface, les utilisateurs peuvent gérer leurs courriels, consulter leurs dossiers et organiser leurs échanges quotidiens. La messagerie est également dotée de filtres rapides qui permettent de classer et de retrouver facilement les messages.
L’agenda
L’agenda intégré dans le Bnum a été prévu pour simplifier la gestion des plannings individuels et collectifs. Chaque agent peut consulter son calendrier personnel et visualiser ceux de ses collègues afin de coordonner ses activités avec toute l’équipe. Ce service est d’une grande aide pour l’organisation des réunions et la planification des missions au sein des ministères. Une évolution est déjà prévue avec l’ajout du support d’agendas externes. Avec ce dernier, il sera possible de synchroniser des calendriers provenant d’autres services de messagerie et d’autres outils collaboratifs utilisés dans l’administration.
L’espace de discussions instantanées
L’espace dédié aux discussions instantanées constitue une formidable fonctionnalité de collaboration interne. Les agents peuvent échanger rapidement avec leurs collègues, en tête-à-tête, en petit groupe, voire dans des salons ouverts à l’ensemble d’une équipe. Chaque salon dispose d’un environnement complet avec plusieurs éléments dont :
- Un espace documentaire ;
- Une section dans l’agenda ;
- Une liste de diffusion ;
- Et un tableau de type kanban pour organiser les tâches collectives.
Les discussions instantanées accélèrent les échanges et contribuent à un meilleur suivi des projets administratifs.
Les espaces de travail
Les espaces de travail de Melanie2web améliorent la collaboration entre plusieurs utilisateurs autour d’un projet commun. Ils sont dotés d’un agenda partagé, d’une liste de messagerie, d’un salon de discussion et d’un espace documentaire. Ces espaces comportent également une liste de liens pratiques et un module de sondages afin de faciliter la prise de décision collective.
Les espaces documentaires
Les espaces documentaires sont très importants dans la gestion de fichiers au sein de Melanie2web. Ils permettent de stocker en ligne des documents, de les organiser et de les retrouver depuis n’importe quel poste de travail. L’agent peut également partager ses fichiers à d’autres en transmettant un simple lien accompagné d’un mot de passe. De plus, la solution prévoit la coédition de documents, ce qui donne la possibilité à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même fichier. Ces fonctionnalités ont pour finalité une circulation rapide et sécurisée de l’information.
L’annuaire
L’annuaire de Melanie2web constitue un outil indispensable pour naviguer dans l’arborescence des services et des utilisateurs. À l’aide de cette fonctionnalité, il devient plus simple d’identifier un agent, de consulter la structure d’un service et de contacter un interlocuteur précis. L’annuaire donne aussi accès au carnet d’adresses personnel de l’utilisateur, ainsi qu’aux carnets partagés par d’autres collègues. Ce système permet de mieux gérer les contacts et d’optimiser les échanges entre les différents acteurs administratifs.
La plateforme de web-conférence
La plateforme de web-conférence est basée sur Jitsi Meet et s’insère directement dans l’environnement du Bnum. Elle rend possible l’organisation de réunions à distance et l’échange en direct entre plusieurs participants. Cette option s’accompagne de fonctionnalités collaboratives qui rendent les échanges encore meilleurs. Sur l’interface, les agents ont la possibilité de co-rédiger un document en cours de réunion et de partager un espace de discussion juste à côté. Grâce à la visioconférence, les agents peuvent mener des réunions interactives et maintenir une continuité dans leurs missions, même s’ils sont en déplacement.
Autres
Outre ces fonctionnalités majeures, Melanie2web propose des modules complémentaires utiles pour la productivité des agents. Parmi eux, il y a les liens utiles qui permettent de retrouver rapidement ses sites favoris, indépendamment du poste et du navigateur employé (Google Chrome, Safari, Internet Explorer, Mozilla Firefox…). Le bureau numérique comprend aussi :
- Une suite bureautique en ligne ;
- Un gestionnaire de tâches en AC ;
- Un parapheur électronique pour la validation des documents.
L’ensemble de ces outils constitue (avec les autres fonctionnalités) une base complète pour centraliser le travail administratif sur une seule et même plateforme.
Comment se connecter à Melanie2web ?
Pour vous connecter à votre compte Melanie2web, voici les étapes à suivre :
- Rendez-vous sur la page d’authentification : https://bnum.din.gouv.fr/ ;
- Donnez votre nom d’utilisateur dans le premier champ ;
- Tapez ensuite votre mot de passe dans le second espace ;
- Cochez la case « Enregistrer mes informations d’identification sur cet ordinateur », si c’est ce que vous souhaitez ;
- Cliquez enfin sur le bouton « Se connecter » pour accéder à Melanie2web et à l’ensemble des services.
En cas de difficulté de connexion, contactez votre service informatique. Si vous avez oublié votre mot de passe, faites un clic sur « Mot de passe oublié ? », juste en dessous du bouton « Se connecter ». Suivez les instructions qui s’affichent pour créer un nouveau mot de passe.
Melanie2web : quels avantages ?
L’un des grands atouts de Melanie2web, c’est la flexibilité de son usage. En effet, le Bureau numérique est utilisable aussi bien sur internet que sur l’intranet ministériel, ce qui permet de gérer son compte mail depuis n’importe quel support (ordinateur de bureau, tablettes, smartphones Android et iOS). Par ailleurs, l’ensemble du bureau est hébergé dans un centre serveur des ministères. Les données des agents ne sont donc pas transférées à l’étranger.
La sécurité est optimale grâce notamment au chiffrement et au contrôle du mot de passe associé au compte. À noter que le Bnum est basé sur des modules libres et ouverts. Le service informatique maîtrise donc parfaitement les applis utilisées par les agents et peut intervenir sans forcément faire appel à un opérateur externe.
