MyPeopleDoc est une solution de gestion documentaire créée pour les ressources humaines. Elle a été adoptée par de nombreuses entreprises pour simplifier la relation entre employeurs et salariés. Ce coffre-fort en ligne permet de conserver en version numérique les bulletins de paie, les contrats et autres documents RH. Mais au-delà de sa fonction de stockage, la plateforme propose plusieurs autres fonctionnalités importantes qui facilitent le quotidien des services RH. Dans cet article, on vous présente les fonctionnalités de MyPeopleDoc et comment s’en servir.
MyPeopleDoc : qu’est-ce que c’est ?
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique destiné à faciliter la gestion des documents RH entre salariés et employeurs. Ce service SaaS a vu le jour en 2007 grâce à l’initiative de deux entrepreneurs français, Jonathan Benhamou et Clément Buyse. L’objectif initial était d’accompagner les entreprises dans la transformation de leurs pratiques administratives et d’offrir aux employés un espace personnel sécurisé pour conserver l’ensemble de leurs fichiers RH (contrats de travail, fiches de paie, avenants, attestations employeur, notes de service…). La plateforme regroupe et archive durablement les données stockées.
MyPeopleDoc est utilisable sur ordinateur, tablette et smartphone. Il facilite la consultation des documents à tout moment et améliore la traçabilité des échanges. Pour les entreprises, ce service offre un gain de temps non négligeable dans la gestion des ressources humaines et participe à la modernisation des processus.
Qui peut utiliser My PeopleDoc ?
La solution MyPeopleDoc s’adresse à deux publics principaux : les entreprises et leurs salariés. D’un côté, les services de ressources humaines bénéficient d’une plateforme qui simplifie l’organisation et la gestion des documents professionnels. De l’autre, chaque collaborateur dispose d’un espace personnel sécurisé pour accéder à ses documents administratifs tout au long de sa carrière.
Ce service est utilisé dans des structures de toutes tailles : grandes sociétés, organisations intermédiaires, TPE et PME, etc. Avec son architecture adaptée, My PeopleDoc peut être intégré à de nombreux systèmes SIRH existants. Cela en fait une solution efficace pour centraliser les échanges documentaires.
Quelles sont les fonctionnalités de ce coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort électronique MyPeopleDoc propose plusieurs fonctionnalités à l’endroit des employés et des services RH. Les voici.
Le stockage de documents RH
Chaque utilisateur dispose d’un espace personnel de 10 Go, entièrement gratuit, pour stocker ses documents administratifs. Cet espace reste actif même si l’employé quitte son entreprise. Vous pourrez ainsi conserver vos bulletins, vos contrats, vos lettres RH et autres pièces tout au long de votre parcours professionnel. Cette capacité de stockage représente un vrai avantage pour tous les collaborateurs désireux de sécuriser leurs fichiers. À travers cette solution, MyPeople Doc répond aux attentes des utilisateurs qui ne souhaitent plus dépendre de supports physiques facilement perdables.
La transmission et le partage de fichiers
Le coffre simplifie les échanges au sein des entreprises clientes. En effet, elle permet la distribution des bulletins de paie, des courriers et des documents d’intégration entre les services RH et les employés. Le système fonctionne dans les deux sens : les salariés peuvent également envoyer des fichiers directement aux RH, ce qui accélère les démarches internes. Avec MyPeopleDoc, la transmission d’un bulletin, d’un avenant ou d’un justificatif ne prend que quelques secondes. Ce processus rapide permet d’éviter les erreurs de diffusion et réduit les délais de traitement.
L’archivage des fichiers
Stocker des bulletins de paie sur un stockage externe ou dans une simple messagerie est aujourd’hui très risqué. MyPeopleDoc, grâce à un partenariat avec la Caisse de Dépôt de Consignations (CDC), promet un archivage sécurisé sur une durée pouvant atteindre 50 ans. Ce délai couvre largement la durée d’activité d’un salarié, voire bien au-delà.
Cependant, chaque type de document possède une durée de conservation propre : un contrat d’alternance doit être conservé 5 ans après la fin de mission, tandis qu’un bulletin de paie peut être stocké légalement pendant un demi-siècle. Il importe de garder ces dispositions à l’esprit.
La gestion efficace des procédures RH
MyPeopleDoc ne se limite pas au stockage : il propose aussi des outils capables de gérer les flux de documents RH. Avec ses fonctionnalités avancées, la plateforme organise automatiquement les fichiers et applique un horodatage pour une traçabilité continue. Les entreprises peuvent ainsi automatiser l’envoi des bulletins, archiver les pièces importantes et consulter l’historique des échanges. Cette forme de gestion rend les services RH plus efficaces et réduit les erreurs. De plus, la gestion devient plus fluide, notamment dans les phases de recrutement, d’intégration et de départ.
La consultation des documents en ligne
Avec MyPeopleDoc, chaque utilisateur peut ouvrir ses documents depuis n’importe quel appareil connecté ; peu importe s’il utilise un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Votre espace personnel est donc ouvrable sans contrainte. Cette disponibilité immédiate facilite la vérification d’un bulletin de paie, la recherche d’un contrat, la préparation d’un dossier administratif, etc. L’interface est automatique et répond aux nouveaux usages numériques dans le monde du travail.
La signature électronique
La solution propose aussi un module de signature électronique. Ce dernier est important pour les documents RH à forte valeur juridique. Les collaborateurs peuvent signer directement leurs contrats, les avenants et les documents de conformité sans impression ni scan. Cela réduit la consommation de papier, accélère les procédures et améliore l’expérience utilisateur. Cette fonctionnalité respecte les normes en vigueur et offre une garantie légale équivalente à une signature manuscrite. Au moyen de ce système, l’entreprise gagne en réactivité et les employés n’ont plus besoin de se déplacer pour valider un engagement.
Comment utiliser le coffre RH MyPeopleDoc ?
Pour utiliser MyPeopleDoc, il faut souscrire à l’offre, activer son compte puis se connecter. Voici comment ça se passe.
La souscription à MyPeopleDoc par l’entreprise
L’adhésion au service MyPeopleDoc repose en priorité sur une décision prise au sein de l’entreprise. C’est l’employeur qui engage la démarche afin d’équiper ses équipes d’une solution fiable pour gérer les flux documentaires liés aux ressources humaines. Voici les étapes pour la souscription à MyPeopleDoc :
- Allez sur le site de MyPeopleDoc ou contactez le service (Adresse email : privacy@people-doc.com. Numéro de téléphone : +33 666 116 190) ;
- Choisissez la formule adaptée à la taille et aux besoins de votre structure ;
- Renseignez les informations demandées lors du processus d’enregistrement ;
- Finalisez la création du compte entreprise ;
- Invitez les collaborateurs à activer leur espace personnel via un lien sécurisé.
L’activation du service par les employés
Dès que l’entreprise a finalisé son inscription à My PeopleDoc, chaque salarié concerné reçoit une notification l’invitant à activer son accès individuel. Si votre entreprise a souscrit à l’offre, voici ce qu’il vous reste à faire pour activer le logiciel en tant qu’employé :
- Attendez la réception de l’email d’invitation envoyé par l’entreprise ;
- Cliquez sur le lien sécurisé (ou code d’activation) contenu dans le message ;
- Créez un identifiant et un mot de passe uniques ;
- Accédez à l’interface personnelle du coffre-fort numérique et gérez vos dossiers.
La connexion
Une fois le compte activé, chaque employé peut ouvrir son espace sécurisé à tout moment. Le processus de connexion est simple. Le voici :
- Rendez-vous sur le portail de connexion MyPeopleDoc(https://www.mypeopledoc.com/#/login) ;
- Saisissez l’identifiant. Il s’agit normalement de l’adresse email professionnelle ;
- Entrez le mot de passe créé lors de l’activation ;
- Suivez la vérification en deux étapes si elle est active ;
- Accédez à l’interface et commencez à recevoir vos fichiers RH.
Quelles alternatives à MyPeopleDoc ?
Parmi les alternatives à MyPeopleDoc, deux solutions françaises méritent une attention particulière : eDocPerso et MyArkevia. eDocPerso propose un espace numérique personnel destiné à la conservation de documents administratifs et professionnels. Il permet aux utilisateurs de regrouper leurs bulletins de paie, contrats, factures et attestations dans un coffre-fort numérique sécurisé.
De son côté, MyArkevia s’adresse à la fois aux particuliers et aux professionnels. Il concentre les échanges de documents entre employeurs et salariés dans le respect des normes légales de conservation. Ces deux outils sont très utilisés aujourd’hui au sein des entreprises françaises.
