Convergence Grenoble est la plateforme de messagerie professionnelle utilisée par les personnels de l’académie de Grenoble (enseignants, membre de l’administration, agents contractuels…). Ce webmail académique concentre toutes les communications officielles et propose diverses fonctionnalités adaptées aux besoins du personnel éducatif. Pour consulter ses messages, gérer son carnet d’adresses et configurer sa boîte mail, il importe de maîtriser les étapes de connexion. Dans ce guide, nous présentons les fonctionnalités principales de Convergence Grenoble et les démarches pour se connecter facilement.
Convergence Grenoble : présentation
Convergence Grenoble est en réalité le nom d’une interface d’authentification conçue pour les personnels de l’Éducation nationale de l’académie de Grenoble. Ce service permet d’accéder à la messagerie professionnelle de l’institution depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Ayant pour but de favoriser les échanges internes, le webmail Convergence permet à tout agent de consulter ses e-mails, de gérer son agenda et de partager des documents. L’authentification s’effectue avec les identifiants fournis par les services informatiques de l’académie ou l’établissement d’affectation de l’agent.
Intégré au système d’information académique, Convergence Grenoble est régulièrement utilisé par les enseignants, les personnels administratifs et les chefs d’établissement. Il est simple d’utilisation et dispose de nombreuses fonctionnalités très pratiques.
Les fonctionnalités du webmail de l’académie de Grenoble
Convergence Grenoble ouvre les portes d’une messagerie aux fonctionnalités très classiques. En effet, le webmail auquel il donne accès propose les mêmes services qu’une messagerie électronique classique.
L’envoi et la réception de mails
Le webmail académique de Grenoble permet aux agents de l’Éducation nationale de gérer leurs emails professionnels sans difficulté. Chaque utilisateur dispose d’un compte de messagerie associé à son adresse institutionnelle. Celle-ci est élaborée à partir de votre nom et d’un nom de domaine propre à l’académie (prenom.nom@ac-grenoble.fr). L’envoi et la réception de courriels se font via une interface bien définie ou sur un client de messagerie compatible (principalement Microsoft Outlook et Thunderbird). Tout dépend des préférences de l’utilisateur.
Un serveur SMTP prend en charge l’acheminement des messages et les protocoles IMAP/POP3 veillent à la synchronisation entre le compte mail et les différents appareils utilisés. La boîte de réception permet de consulter, de trier et de répondre facilement aux emails, même en déplacement.
L’envoi et la réception de fichiers
La messagerie donne aussi la possibilité d’envoyer des fichiers joints. Ces pièces-jointes peuvent contenir des documents administratifs, des supports de cours, des formulaires à destination d’un ou plusieurs destinataires, etc. Les fichiers reçus peuvent être consultés directement dans votre messagerie et téléchargés selon vos besoins.
Le volume des pièces-jointes est soumis à un quota défini par la Direction des systèmes d’information, ce qui impose parfois l’usage de solutions de stockage complémentaires. En cas de message refusé pour cause de saturation, le serveur de messagerie envoie une notification à l’expéditeur.
Le rangement et l’archivage des messages reçus
Pour maintenir une boîte mail ordonnée, le webmail comprend un système de classement des courriers reçus. Chaque utilisateur peut créer des dossiers personnalisés afin de structurer sa boîte de messagerie selon différents critères (le type de message, l’expéditeur, l’objet…). Ces outils facilitent la gestion quotidienne de votre adresse email, surtout lorsque le volume de courriers électroniques devient conséquent.
Il y a par ailleurs les fonctions d’archivage. Elles permettent de conserver des emails importants sans encombrer la boîte de réception. Il est en outre possible de configurer des règles automatiques pour classer les courriels dès leur arrivée. En cas de changement de poste ou de migration, les dossiers archivés peuvent être exportés vers une autre adresse de messagerie.
La suppression de messages
La suppression des emails s’effectue simplement via l’interface du webmail ou un logiciel de messagerie associé. Un message supprimé est d’abord déplacé dans le dossier des éléments supprimés et reste temporairement accessible. Cela permet de restaurer un courriel supprimé par erreur. Une fois ce dossier vidé, les messages disparaissent définitivement du serveur de réception.
Cette fonctionnalité participe à la lutte contre les spams en complément du système anti-spam existant. Les spams identifiés sont automatiquement transférés dans un dossier prévu pour les indésirables aussi appelés pourriels. Cela limite le risque de contamination et de phishing. Pour alléger la boîte courriel, les utilisateurs peuvent paramétrer la suppression automatique des messages anciens et ceux non lus.
La gestion des contacts avec le carnet d’adresses
Le carnet d’adresses permet d’enregistrer et d’organiser les adresses mail des contacts fréquents. Chaque fiche contient des informations importantes (adresse email, nom d’utilisateur, intitulé du poste…). Ces contacts peuvent être importés ou exportés depuis d’autres comptes de messagerie. L’utilisateur peut également créer des listes de diffusion pour envoyer un email à plusieurs destinataires en une seule fois.
Se connecter à Convergence Grenoble : les étapes à suivre
Pour se connecter au webmail de l’Académie de Grenoble, les agents doivent suivre la procédure qui suit :
- Se connecter à leur compte académique (login.ac-grenoble.fr) en utilisant leur OTP ou une adresse mail et un mot de passe ;
- Cliquer sur l’onglet « Accès rapide » ou « Services ». Il devrait être situé dans le coin supérieur droit de la page d’accueil du site ;
- Dans l’onglet, faire un clic sur l’option « Webmail » pour se rendre sur la page de connexion de la messagerie ;
- Entrer le nom d’utilisateur et le mot de passe fournis par le service informatique.
- Cliquer enfin sur « Connexion » pour ouvrir sa boîte mail académique.
Pour ceux qui rencontrent des difficultés d’authentification, allez sur le site de l’assistance : https://bv.ac-grenoble.fr.
Quels sont les avantages de cette messagerie en ligne ?
Les avantages de Convergence Grenoble pour les agents de l’Éducation nationale sont multiples. Voici les plus notables.
La sécurité
Le webmail académique de Grenoble est protégé par des systèmes de chiffrement de données et une authentification exigeant un identifiant et votre mot de passe. Ainsi, chaque utilisateur peut ouvrir sa boîte mail de façon sécurisée. Le filtrage anti-spam est particulièrement efficace pour isoler les courriers électroniques indésirables et frauduleux dans un dossier dédié, sans interférer avec les messages corrects. L’analyse antivirus programmée scanne chaque message entrant et sortant, de même que les fichiers joints pour bloquer toute menace avant qu’elle arrive dans la boîte email de l’utilisateur.
Le caractère professionnel de la messagerie
L’adresse de messagerie électronique fournie par l’Académie constitue bien plus qu’un simple canal de communication. Elle représente une adresse professionnelle officielle, utilisée pour transmettre des documents, organiser des réunions et dialoguer avec les correspondants institutionnels. Chaque compte email est conçu pour s’intégrer parfaitement aux outils métiers et à l’infrastructure collaborative de l’Éducation nationale.
L’existence de ce webmail professionnel permet aux agents de la circonscription scolaire de Grenoble de disposer d’une adresse professionnelle distincte de leur boîte personnelle. De cette façon, les mails tiers n’interfèrent pas avec les courriels liés à l’académie.
L’utilisation généralisée au sein de l’Académie
La messagerie web de l’académie de Grenoble est un outil commun à l’ensemble des personnels enseignants, administratifs et techniques. Elle n’est pas exclusive à un groupe de travailleur. Rappelons que le format de l’adresse électronique suit une nomenclature uniforme qui comprend le propre nom de l’utilisateur et le domaine académique. Un tel format facilite la reconnaissance entre les différents utilisateurs.
L’adresse mail académique est également requise pour se connecter à des services en ligne, déposer des documents dans les espaces collaboratifs et profiter des plateformes de visioconférence. Cette généralisation induit une meilleure réactivité, puisque les notifications, les convocations et les instructions administratives arrivent directement dans la boîte électronique de chaque agent.
L’efficacité et la praticité de l’outil
L’un des grands atouts de la messagerie académique de Grenoble réside dans son ergonomie. Elle est pensée pour répondre aux attentes des agents de l’Éducation nationale. L’accès est simple : il suffit d’une connexion internet et des identifiants valides pour ouvrir ma messagerie et consulter mes messages à tout moment en tant qu’agent.
Une fois la messagerie ouverte, toutes les fonctions pratiques sont à portée. On peut ouvrir les mails reçus, changer de mot de passe, obtenir l’adresse d’un collègue sur le carnet d’adresses partagé, etc.
